Nieuws en updates

Handleiding: toegangscontrole PlekjeVrij Agenda

U heeft de volledige controle over wie uw systeem gebruikt, welke informatie ze kunnen zien en wat ze kunnen aanpassen. De uitgebreide mogelijkheden maken het ook een van de meer complexere onderdelen van PlekjeVrij Agenda, dus laten we beginnen met wat achtergrondinformatie.

Rollen: gebruikers, superusers en beheerders

Elk account heeft een beheerder, gewoonlijk bent u dat, en veel gebruikers. De eindgebruikers van uw reserveringssysteem zijn doorgaans uw klanten, leden, medewerkers of studenten. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om een of meer 'superusers' aan te maken met extra mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld superusers toewijzen in uw organisatie die afspraken voor mensen invoeren of wijzigen die geen toegang hebben tot een computer. De instellingen zijn onderverdeeld in twee logische groepen.

1. Wie kan zich aanmelden om uw reserveringssysteem te gebruiken?

2. Wat kunnen gebruikers doen met uw reserveringssysteem?

De instellingen zijn te vinden op twee verschillende pagina's. U kunt ook mensen uw reserveringssysteem laten gebruiken, zonder enige vorm van registratie. Dit is wellicht gewenst als u ze geen rechten geeft om iets te veranderen, of als u een andere manier heeft om ze te identificeren, zoals bijvoorbeeld een IP-adres.

Wie kan zich als gebruiker aanmelden?

De eerste vraag wordt beantwoord in het scherm 'Toegangsbeheer' die u kunt bereiken vanuit het rechter menu op het dashboard. U heeft een flink aantal opties hier. De standaard optie is om uw cliënten hun eigen gebruikersnaam en wachtwoord te laten aanmaken. Dit is handig voor alle betrokkenen, maar deze optie heeft een duidelijk nadeel: iedereen kan aanmelden, met inbegrip van mensen waarvoor u dit misschien niet wilt. Er zijn verschillende manieren om ongewenste bezoekers te ontmoedigen;

• u kunt bijvoorbeeld eisen dat zij zich via hun e-mail adres verifiëren, of
• u kunt eisen dat ze een (gedeeltelijke) betaling doen, voordat zij een afspraak maken.
• u kunt ook helemaal voorkomen dat onbevoegde zich aanmelden door het filteren van IP-adressen.
• u kunt ook alleen mensen toestaan die u hebt uitnodigt.

In de praktijk treden er zelden problemen op met de standaard instelling 'iedereen kan zich aanmelden’.

Zoekmachines zijn bewust niet toegestaan op de index pagina van uw PlekjeVrij Agenda, zodat de bezoekers voor uw reserveringssysteem waarschijnlijk afkomstig zijn van uw eigen site. Mocht iemand zich misdragen dan kunt u het account blokkeren en de wijzigingen direct ongedaan maken.

U kunt het toegangsbeleid wijziging, met meer of minder beperkingen, op elk gewenst moment. Bij het klikken van een toegangsoptie verschijnt aanvullende informatie en instellingen verderop in de pagina. Bij de meest beperkende instelling kunnen cliënten niet zelf een account aanmaken en moet u dit zelf doen (met de hand of door het uploaden van een bestaand klantenbestand).

U heeft in uw PlekjeVrij Agenda account 1 gebruikersdatabase. Dit betekent dat als u meerdere reserveringssystemen aanmaakt (bijvoorbeeld 1 voor uw diensten en 1 voor uw trainingen) uw cliënt slechts 1 login nodig heeft en dit vervolgens kan gebruiken voor al uw reserveringssystemen. Als dit niet gewenst is dan kunt u een apart account voor elk reserveringssysteem aanvragen.

Aanpassen registratie proces

Ook op deze pagina staan details over de aanmeldingsprocedure. Standaard gebruikt het systeem het e-mail adres als login naam. Als u PlekjeVrij Agenda gebruikt in een organisatie die al gebruik maakt van login codes, dan wilt u deze standaard instelling misschien veranderen, zodat mensen het systeem kunnen gebruiken met een voor hun reeds bekend login. U dient hiervoor het vinkje in het vakje naast "Gebruik het e-mail adres als loginnaam" weg te halen.

De velden die u selecteert in het tweede deel verschijnen op het registratiescherm voor nieuwe gebruikers. Ze kunnen door de gebruiker eventueel later worden gewijzigd door, na het inloggen, te klikken op “Instellingen". Door het kenmerk "Verplicht" mee te geven aan een veld zorgt ervoor dat mensen het veld niet leeg kunnen laten bij het aanmelden. 'Optioneel' toont het veld, maar maakt het mogelijk het veld leeg te laten, en 'Niet vragen' verwijdert het veld volledig uit het scherm. Merk op dat 'Wachtwoord' ook kan worden in- of uitgeschakeld, dit zal het login dialoogvenster voor uw PlekjeVrij Agenda wijzigen. Als u de aangepaste tekst velden gebruikt, dan zijn deze ook beschikbaar bij het maken van afspraken.

U kunt het stroomdiagram op deze pagina controleren om te begrijpen hoe de aanmeldingsproces eruit ziet voor uw gebruikers. Het weerspiegelt direct eventuele wijzigingen die u op deze pagina aangebracht heeft. In een andere handleiding zullen we laten zien hoe u kunt testen om te zien of uw systeem werkt zoals u verwacht.

Wat kunnen mijn klanten doen in mijn agenda?

Op het tabblad 'Toegang' van het configuratiescherm kunt u bepalen wat mensen kunnen doen binnen uw systeem. U bereikt deze pagina vanuit uw dashboard door eerst te klikken op de blauwe knop 'Configuratie' en door vervolgens het 'Toegang' tabblad te selecteren. (De toegangpagina ziet er anders uit voor 'resource' en 'capaciteit' agenda’s)

De standaard toegang instelling is dat mensen altijd mogen kijken naar een agenda, maar ze zullen moet inloggen om een afstaak te maken of een reservering te boeken. Als de informatie op uw agenda vertrouwelijk is, dan moet u eisen dat mensen eerst inloggen voordat ze uw agenda kunnen zien.

U kunt ook mensen in staat stellen om afspraken te maken of te wijzigen zonder zich aan te melden. Echter, u heeft dan geen middelen in handen om onwenselijke activiteiten te blokkeren. U kunt dit alleen doen als u zeker weet dat dit niet zal gebeuren, bijvoorbeeld omdat u eerder de IP-adres filtering opties heeft aangezet. Als u mensen in staat stelt om veranderingen te maken zonder zich aan te melden, dan kunt u ook de optie uitvinken "Gebruik het e-mail adres als loginnaam", op de pagina Toegangsbeheer zoals hierboven besproken.

Het systeem voorkomt automatisch het maken van onlogische keuzes. Bijvoorbeeld, als u er voor kiest dat alleen u wijzigingen kunt aanbrengen, de optie verder naar beneden 'Iedereen kan een boekingen bijwerken' grijs wordt.

Voorkomen van misbruik

PlekjeVrij Agenda voorkomt dat zoekmachines zoals Google uw agenda indexeren. Wij doen dit vooral, omdat een zoekmachine een agenda ziet als een stel getallen en data die veranderen van dag tot dag, dus het geeft hem niet een goede ranking. Een bijkomend voordeel is dat dit er voor zorgt dat uw agenda moeilijker te vinden is voor spammers die het internet doorzoeken op zoek naar plekken om te kunnen registreren met gebruikersnamen zoals 'www.cheapmedicine.com'. U bent uiteraard meer dan welkom om Google uw eigen web-pagina, diede link naar uw PlekjeVrij Agenda bevat, te laten indexeren. Dit kan helpen dat uw klanten u beter kunnen vinden, maar u loopt ook een kleine kans op het uitnodigen van ‘vandalen’.

In de praktijk worden de meeste spammers al afgeschrikt als ze verplicht zijn zich aan te melden voor iets, dus het eerste wat u kunt doen is een verplichte registratie. Als misbruik nog steeds een probleem is, dan kunt u eenvoudig overschakelen op de optie "Stuur een bevestigingsmail met een link die de klant moet klikken voordat hij kan inloggen". U doet dit op de Toegangsbeheer pagina. Dit zal in de meeste gevallen het probleem oplossen, maar dit zorgt wel voor wat extra gedoe en heeft een klein risico dat bij sommige mensen de e-mail blijft hangen in hun spamfilter.

Als iemand zich heeft aangemeld en zich vervolgens misdraagt, dan kunt u het account beter niet verwijderen, want dat zou de persoon in staat stellen zich opnieuw te registreren. In plaats daarvan kunt u het account beter blokkeren in de Klantbeheer sectie in het rechter menu op het dashboard. Door te klikken op de kijker naast de accountnaam van de gebruiker kunt u alle activiteiten zien die onder dit account zijn uitgevoerd, zodat u snel de schade die is aangericht ongedaan kunt maken. Nadat u de toegang hebt ingesteld kunt u testen of het systeem zich gedraagt zoals u zou verwachten wanneer een gebruiker zich aanmeldt.