Nieuws en updates

Handleiding: de procesgang aanpassen

Het eerste wat op de procespagina staat is een stroomschema met daarop de details van de stappen die iemand moet doorlopen om een afspraak te kunnen maken. Dit omvat niet de stappen om een login-naam te maken; die worden namelijk in detail weergegeven op de pagina 'Toegangsbeheer’. Het stroomschema wordt dynamisch bijgewerkt als u wijzigingen aanbrengt op deze pagina. Bijvoorbeeld, als u kiest voor de optie 'Stuur een bevestigingsmail' dan wordt deze extra stap weergegeven in het stroomdiagram.

Onder het stroomdiagram kunt u aangeven welke informatie moet worden gevraagd bij elke boeking. Merk op dat als u de gebruiker laat inloggen met zijn e-mail adres, dan wordt het e-mail adres niet meer gevraagd bij elke boeking, dt omdat het systeem al weet welk email adres de gebruiker heeft.

Indien u dat wenst kunt u dezelfde informatie twee keer vragen, waarbij de standaard waarde alvast wordt weergegeven. Bijvoorbeeld, als u vraagt naar een adres bij het aanmaken van een login account, en u vraagt het adres dan opnieuw bij het maken van een afspraak is het reeds bekende adres alvast ingevuld, zodat de gebruiker dit niet opnieuw hoeft te typen.

De meeste invoervelden zijn gewoon tekstvelden met uitzondering van het adres veld, dat is een multi line tekstvak en land, dat is een dropdown menu. U kunt twee aangepaste tekstvelden aanmaken bij het aanmaken van een login account op de pagina 'Toegangsbeheer', en een extra twee hier, waardoor u vier aangepaste velden kunt gebruiken. Twee van deze velden kunnen verder worden aangepast. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een groter tekstgebied of voor een drop-down menu. U doet dit door te klikken op de link ‘aanpassen’. Als u uw gebruikers een keuze van producten of diensten aanbiedt, dan kan een dropdown box hiervoor een goede manier zijn zodat uw gebruikers een keuze kunnen maken. U kunt ook een productkenmerk meegeven die wordt opgeslagen bij elke selectie zodat u een eenvoudige koppeling met uw back-office kunt maken wanneer u de agenda download naar bijvoorbeeld Excel.

Als u meer velden nodig heeft dan 4 die hierboven zijn vermeld, dan kunt u een formulier aanmaken waarop u een onbeperkt aantal velden kunt aanmaken, welke u kunt voorzien van commentaar. Op het dashboard pagina vindt u in de rechterkolom een link "Nieuw Formulier" dat u brengt bij de formulier-editor, waarin u een nieuw formulier kan aanmaken met velden van welke aard dan ook, met inbegrip van "aanvink velden" en "radio buttons". Nadat u een titel heeft gegeven en het formulier heeft opgeslagen zal op het "Proces" tabblad een optie verschijnen om het formulier te koppelen aan uw agenda, zodat iedereen die zich registreert of een boeking maakt het formulier moet invullen. Een voorbeeld van het gebruik van een formulier is de gebruiker een akkoord vragen op het bekend zijn met uw ‘algemene voorwaarden’ voordat ze een boeking kunnen maken.

Als u het gebruik van een 'supervisor veld' op de pagina ‘Toegangsbeheer’ heeft aangevinkt, dan krijgt u hier een optie te zien waarbij u kunt aangeven of het supervisor veld getoond moet worden of juist verborgen moet blijven voor uw eindgebruiker. Een supervisor veld is nuttig voor informatie die de klant niet zelf mag veranderen, zoals een lidmaatschapsnummer. De inhoud kan alleen aangepast worden door u of door een superuser, en u kun het veld eventueel voor de klant verbergen. U kunt ook gebruik maken van het veld om een korting te geven aan een individuele klant. Als u de tekst -10% in het supervisor veld invult, dat zal de korting automatisch worden toegepast op een PayPal betaling.

De volgende optie stelt u in staat om uw gebruikers de gelegenheid te geven om herhaal afspraken te maken. Als deze optie is gekozen dan zal een "herhaal" optie verschijnen in het dialoogvenster voor een nieuwe boeking. Deze optie gedraagt zich iets anders voor een "Resource" type en een "capaciteit" type agenda. Op een "Resource" type agenda zal de gebruiker worden aangeboden om te kiezen uit een herhaalfrequentie van dag / week / maand / etc. tot een bepaalde datum. Op een "capaciteit" agenda is deze optie alleen zichtbaar als u eerst een herhalend slot creëert. De gebruiker kan vervolgens kiezen uit een lijst welke van die slots hij wil boek. Op een herhaalboeking het dia dialoogvenster is gewijzigd waarbij de gebruiker de mogelijkheid wordt geboden om alleen de individuele boeking te wijzigen of allee gerelateerde boekingen in de toekomst.

U kunt het boekingsproces verder aanpassen met de optie "Aanvraag goedkeuring ..." of "volledige betaling ..." in de volgende sectie. Wanneer u "Aanvraag goedkeuring" selecteert boekingen krijgen de status ‘voorlopig geboekt’. De beheerder of een superuser is nodig om de reservering te bevestigen, waarna een bevestiging wordt gestuurd. U kunt automatisch een bericht van kennisgeving sturen naar de beheerder elke keer dat een boeking in afwachting is van goedkeuring, door het volgen van de set-up link.

Er is een selectievakje om boekingen die zijn gedaan door superusers en de beheerder automatisch goed te keuren. Naast deze instelling kan een gebruiker met "onbeperkt krediet" de mogelijkheid krijgen om boekingen automatisch goed te keuren. Dit is een handige snelkoppeling naar bepaalde gebruikers die u vertrouwt de goedkeuring te laten omzeilen. Om een gebruiker onbeperkt krediet te geven dient u eerste het ‘Kredietsysteem’ op de ‘Betaalinstellingen’ pagina aan te zetten, vervolgens kunt u op het ‘Klantbeheer’ scherm de gebruiker voorzien van onbeperkt krediet. Er is nog veel meer te zeggen over betaling, hiervoor dient een aparte handleiding over het opzetten van betalingen.

Standaard de gebruiker blijft op dezelfde pagina, nadat hij heeft voltooid van een boeking. Zijn boeken zullen worden gemarkeerd op het schema met de melding dat zijn boeken succesvol was. U kunt dit gedrag door het invoeren van je eigen URL waar de persoon wordt doorgestuurd na boeking. Om steun bijhouden van succesvolle boekingen kunt u gebruik maken van de magische woorden $ naam, $ id, $ prijs, $ slot_id, $ email of $ full_name in de URL, die zal worden vervangen door login de benoeming van de naam, ID, prijs, slot-ID, e-mail of volledige naam, respectievelijk. Als u uw eigen URL geven is het sterk aanbevolen dat de pagina die de gebruiker die u nemen om duidelijk blijkt dat de boeking met succes is afgerond. Ombuigen van de gebruiker aan uw startpagina zonder enige bevestiging van wat gebeurd zou verwarrend zijn voor de gebruiker (en PayPal expliciet verbiedt voor het geval u gebruik maken van hun betaling te verwerken). Als een gebruiker klikt op de afmelden koppeling op een pagina PlekjeVrij Agenda hij is genomen om de URL die is opgegeven op de "Layout Instellingen" pagina. Dit kan een andere URL en het gebruik van uw homepage zou er geschikt zijn.

De volgende instellingen betreffen e-mailberichten. Merk op dat de meeste berichten niet worden verzonden als u bent ingelogd als beheerder, want dat zou snel uw postbus overspoelen, terwijl u bezig bent met het systeem in te richten. Dus om te controleren of u de juiste berichten worden verzonden dient u eerst in te loggen als een gewone gebruiker, zoals uiteengezet in de handleiding voor testen van uw reserveringssysteem.

U kunt meerdere berichten laten genereren:

· Een bevestigingsbericht aan de gebruiker. Deze wordt verzonden wanneer iemand een boeking maakt, verandert of verwijdert (en beschikt over een geldig e-mail adres). Als u voor een afspraak voor iemand anders maakt en een bevestiging wil sturen naar deze persoon, zie dan de uitleg hieronder.

· Een herinneringsbericht. Als een SMS toegang heeft opgezet kunt u kiezen tussen e-mail of sms herinneringsberichten. De herinnering wordt enige tijd voordat de afspraak plaatsvindt verzonden, instelbaar van 15 minuten tot een week. Dit bericht wordt niet naar beheerders gestuurd.

· Een herinneringsbericht aan iemand anders, meestal de beheerder, zodat u niet hoeft te kijken op de site. U kunt ervoor kiezen om een e-mail of een SMS bericht te ontvangen voor elke actie, of eenmaal per dag een e-mail overzicht te ontvangen. U kunt ook een door komma's gescheiden lijst van adressen sturen naar meerdere gebruikers tegelijk.

· Een goedkeuringsboodschap aan u met het kenmerk 'in afwachting', totdat u naar de site bent gegaan en de afspraak hebt goedgekeurd. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u handmatige betalingen van tevoren wilt verwerken. Indien u deze instelling heeft gekozen, wordt er alleen een bevestigingsbericht verstuurd na goedkeuring.

De berichten aan uw gebruikers kunnen worden aangepast op de pagina 'Layout instellingen'. Aanvullend op de berichten die vanuit het reserveringsproces worden verstuurd, kunt u een bericht verzenden naar nieuwe gebruikers wanneer ze zich hebben aanmelden, eventueel inclusief een link om het emailadres te laten bevestigen. Dit bericht wordt geconfigureerd op het scherm 'Toegangsbeheer' dat u kunt bereiken vanaf het dashboard.

Afspraken voor een ander maken

Wanneer een afspraak is gemaakt, bewaart het systeem de login-naam van de maker. Op deze manier kan een gebruiker een lijst met zijn afspraken worden gepresenteerd via het tabblad 'Agenda' en kunnen zijn afspraken visueel worden onderscheiden in de ‘Kalender’ tabbladen. Als u een boeking via een andere manier ontvangt, bijvoorbeeld via de telefoon, dan wilt u de afspraak waarschijnlijk zelf toevoegen aan uw online agenda. Maar als je bent ingelogd als de beheerder, dan zal het de afspraak behorend tot de beheerder. In dat geval wilt u misschien optreden namens de persoon waar die boeking voor is. Om te handelen namens iemand anders gaat u naar het scherm 'Klantbeheer' dat u kunt bereiken vanuit het dashboard en klik op de blauwe pijl naast de gebruiker waarvoor u de afspraak wilt maken. Als u nu een boeking maakt dan wordt vermeld dat de boeking is gemaakt door de gebruiker, met een schuine streep en dan de persoon die namens de gebruiker handelden. Dit zal er voor zorgen dat de boeking verschijnt in de agenda van die klant en u kunt zo ook een automatische bevestiging en herinnering aan die gebruiker sturen via email of SMS. Om te stoppen met die handelen namens iemand anders, kunt u gewoon op zijn naam klikken in de rechter bovenhoek van het scherm.

Als u de meeste of alle boekingen voor u eigen rekening neemt en het u niet uitmaakt dat de boekingen getoond worden in uw agenda, dan is er een eenvoudigere manier dan de manier die hierboven is uitgelegd. Met deze snellere methode kunt u het emailadres van de uitgaande bevestigings e-mail te wijzigen. Voor deze manier van werken gaat u naar de pagina 'Toegangsbeheer' en vinkt u het vakje aan naast ' Gebruik het e-mail adres als loginnaam. " Als u nu terug gaat naar de ‘configuratie/ proces’ pagina, ziet u dat een vermelding voor 'emailadres' is toegevoegd dat u kunt inschakelen. Als je nu een afspraak invoert, kunt u als superuser of beheerder het emailadres invoeren dat zal worden gebruikt om bevestigingen en herinneringen te versturen. Als een gewone gebruiker een afspraak maakt en niet het e-mail veld invult, zal het systeem gebruik maken van het emailadres dat bij de login-naam hoort.

In het laatste gedeelte kunt u aangeven hoelang van tevoren een eindgebruiker reserveringen kan toevoegen of wijzigen. Als beheerder kun u nog afspraken maken buiten deze grenzen, om te controleren of deze instellingen correct werken moet u ingelogd zijn als eindgebruiker.